Dokumentacja dotycząca działalności Zakładu Poprawczego w Kcyni prowadzona jest zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 31.08.2022 r. w sprawie funkcjonowania okręgowych ośrodków wychowawczych, zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich (Dz. U 2022 poz. 1897)


Dokumentację pobytu nieletnich w zakładzie stanowią w szczególności:
1. Księga ewidencji nieletnich.
2. Akta osobowe nieletniego.
3. Wykaz osób podlegających zameldowaniu.
4. Karta wyposażenia nieletniego.
5. Księga ewidencji nieletnich umieszczonych w izbie adaptacyjnej.
6. Księga ewidencji nagród i środków dyscyplinarnych.
7. Księga ewidencji przepustek i urlopów.
8. Księga ewidencji czasowego opuszczenia zakładu, o którym mowa w art. 252 ust. 1 pkt 3 ustawy.
9. Dzienniki zajęć wychowawczych.
10. Księga przebiegu służby nocnej.
11. Księga ewidencji wydarzeń nadzwyczajnych.
12. Księga ewidencji i dokumentacja użycia środków przymusu bezpośredniego.
13. Księga ewidencji decyzji dyrektora o umieszczeniu nieletniego poza zakładem.
14. Protokoły posiedzeń rady zakładu.
Dokumentację przebiegu nauczania nieletnich prowadzi się i przechowuje zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe.